Phát triển kỹ năng lập kế hoạch cho bản thân tốt nhất

59

Rèn luyện kỹ năng lập kế hoạch cho bản thân bạn là cách tốt nhất để sắp xếp công việc sao cho hợp lý nhất. Với kỹ năng lập kế hoạch và tổ chức công việc hiệu quả giúp bạn tiết kiệm thời gian và chi phí cũng như không phải đau đầu suy nghĩ công việc lộn xộn nữa.

1. Thời gian là bản chất

Từ thời điểm bạn thực hiện thỏa thuận với khách hàng, hãy lập kế hoạch thời gian của bạn một cách khôn ngoan. Nó không nên bắt đầu trong sự kiện nhưng cách trước sự kiện. Bắt đầu học kỹ năng lập kế hoạch cá nhân sớm để bạn không bị cuốn vào giờ cao điểm. Nhận mọi thứ bạn cần biết về sự kiện bạn đang lập kế hoạch và bắt đầu làm việc trên các chi tiết càng sớm càng tốt. Cân nhắc cập nhật cho khách hàng của bạn về tiến trình trước khi họ hỏi bạn vì điều này đảm bảo với họ rằng bạn biết mình đang làm gì. Trong kỹ năng quản lý công việc hiệu quả.

2. Chú ý đến các chi tiết nhỏ nhất bằng kỹ năng lắng nghe

Không có gì quan trọng trong việc lập kế hoạch sự kiện hơn là kỹ năng lắng nghe nhu cầu của khách hàng một cách sâu sắc và nhận được những chi tiết cụ thể. Tốt hơn là lặp lại những gì bạn nghe từ họ hoặc đi qua các điểm chính sau khi họ nói xong. Thiếu các chi tiết nhỏ nhất có thể đặt toàn bộ sự kiện vào nguy cơ hoặc làm hỏng danh tiếng của bạn với tư cách người có kỹ năng lập kế hoạch và tổ chức công việc sự kiện. Trong thực tế là một kế hoạch sự kiện tuyệt vời, bạn sẽ có thể không chỉ lắng nghe những gì bạn đang khách hàng của bạn đang nói mà còn với những gì họ không nói. Đó là lúc bạn cần kỹ năng lắng nghe thấu hiểu khách hàng, hiểu và cảm thông với họ thì mới giúp cho bạn có kinh nghiệm trong kỹ năng lập kế hoạch và quản lý công việc hiệu quả.

3. Một kế hoạch dự phòng là phải có

Bất kỳ sự kiện nào cũng liên quan đến rất nhiều vấn đề kỹ thuật hoặc hậu cần hoặc bất kỳ loại trục trặc nào khác có thể trì hoãn hoặc cắt ngắn các cuộc họp mà bạn cần nghĩ ngay đến cần kỹ năng lập kế hoạch dự phòng trong mọi trường hợp. Một ví dụ tốt là khi đèn tắt mà không cần thông báo trước. 

Bạn làm gì và sự kiện phải tiếp tục? Điều gì về một hủy bỏ phút cuối cùng của địa điểm của bạn? Nếu trời mưa ở giữa sự kiện của bạn thì sao? Kỹ năng quản lý công việc luôn luôn có một kế hoạch dự phòng cho tất cả mọi thứ bao gồm cả việc có thể giao tiếp một cách nhanh chóng với khách mời của bạn trong trường hợp một cái gì đó đi sai.

4. Phát triển danh sách kiểm tra sự kiện hoàn chỉnh

Điều này bao gồm xác nhận tất cả mọi thứ với các nhà cung cấp, thiết bị của bạn để được thuê, giấy phép và giấy phép để được mua lại, quản lý rủi ro, các khía cạnh bảo mật, thực hành kỹ năng lập kế hoạch và quản lý công việc chất thải, ngân sách và danh sách đi và về. Các mục trong danh sách phải theo thứ tự ưu tiên của chúng để đảm bảo rằng các khía cạnh quan trọng nhất của sự kiện được tham dự càng sớm càng tốt. Tốt hơn là phân loại các nhiệm vụ để đạt được kết quả tốt nhất.

5. Kỹ năng xử lý sự cố

Các nhà hoạch định sự kiện xuất sắc luôn chú ý đến mọi thứ kể cả các vấn đề khẩn cấp có thể tăng lên trong sự kiện này. Khách hàng của bạn có thể sẽ đến với bạn trước với rất nhiều vấn đề khẩn cấp.Một số mặt hàng quan trọng cần xem xét có bao gồm băng, Benadryl, khăn lau vết bẩn, Windex (để lấy dấu vân tay tắt cửa sổ), một bộ may nhỏ, kéo và chốt an toàn. Tuy nhiên, danh sách này không đầy đủ nhưng sự hiện diện của một bộ công cụ khẩn cấp hoạt động sẽ giúp tạo niềm tin cho khách hàng của bạn
CHIA SẺ